Con la llegada del buen tiempo inicia la temporada de organizar eventos, ya sean bodas, comuniones, actos corporativos, ferias al aire libre, etc. Pero detrás de cada uno de estos actos hay un equipo de profesionales liderado por el organizador de eventos o event planner, la persona responsable de que todo salga perfecto. Y como podrás imaginar, organizar un acto no es fácil, pues hay muchos factores a tener en cuenta, como el presupuesto, la localización, la decoración, los proveedores, etc. Así pues, hoy queremos explicarte cómo organizar eventos a través de unos pasos básicos. Toma nota.
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Índice de contenidos
Etapas de la organización de eventos
Aunque el cronograma de la organización de eventos puede dividirse en hasta 10 pasos, sí que podemos distinguir claramente varios puntos del proceso que marcan la forma de actuar. Así, las 3 grandes etapas de la organización de eventos son:
- Pre-Evento. Se trata de la primera fase e incluye toda la planificación. En esta etapa se pautan los objetivos del evento, las estrategias, actividades, presupuesto… todo lo que hay que hacer para alcanzar el éxito. Cómo te habrás imaginado, esta es la etapa más importante de la planificación de eventos. Incluye, por ejemplo, la fijación de una fecha, el envío de las invitaciones o la organización del calendario de actividades.
- Evento. En este punto, se ejecuta el plan que se ha establecido durante la fase de pre-evento. Corresponde a la producción del acto en sí y es cuando se pone a prueba la habilidad organizativa y la capacidad de previsión del event planner.
- Post-Evento. Cuando el acto termina es necesario realizar una evaluación y ver qué es lo que ha funcionado y dónde hay puntos de mejora. Se hace un balance de resultados, cómo se ha seguido en medios, la repercusión… Y se elabora un informe para futuros eventos. Un ejemplo de actividades que se hacen en el post-evento pueden ser el análisis de asistentes, la comparación con eventos semejantes o el balance de pérdidas y ganancias.
A continuación, veamos los pasos de la organización de eventos que debes seguir para alcanzar el éxito como event planner.
Pasos básicos para organizar eventos como un event planner
La organización de eventos consiste en la planificación y ejecución de todos los detalles y fases de un evento. Esto implica la búsqueda y contratación de proveedores, establecer un lugar y una fecha, planificar y coordinar la logística, gestionar presupuestos, etc. Además, algunos eventos requieren de una estrategia de marketing sólida para promocionar el evento y atraer asistentes.
Sabiendo esto, veamos qué pasos básicos siguen los event planners para organizar eventos y actos:
Crear un briefing con objetivos definidos
De esta primera fase dependerán el resto de puntos para poder organizar un evento, pues los objetivos del evento marcaran cómo será y condicionarán su organización. Como se trata de un primer paso que necesita invertir tiempo y trabajo, es recomendable elaborar un briefing con todos los objetivos e información adicional necesaria para tomar decisiones en las próximas etapas.
Establecer un presupuesto
Como en otros ámbitos, saber de qué presupuesto se dispone condicionará el tipo de evento que se podrá organizar. En esta fase es inevitable tomar decisiones importantes, sabiendo aprovechar al máximo los recursos o incluso plantearse contar con el apoyo de patrocinadores a cambio de tener presencia a través de sus logos a lo largo del evento, por ejemplo.
Elaborar un programa detallado
Organizar un evento no deja de ser un proyecto. Por ello, para prevenir cualquier imprevisto, es importante contar con un programa o hoja de ruta de todo el evento. En este deben aparecer detalladas todas las tareas y acciones que deben realizarse, así como los profesionales responsables y las fechas de ejecución.
Gestionar los invitados
Dependiendo del evento, habrá lista cerrada de invitados, como en una boda, o, por el contrario, habrá que diseñar una estrategia de marketing para promocionar el evento y atraer asistentes. Sin duda, los objetivos definidos en el primer punto establecerán las acciones que deben realizarse en relación a los invitados.
Escoger la fecha y el lugar
Dependiendo del presupuesto, los objetivos y el tipo de evento, se escogerá un lugar y fecha u otro. Para escoger los mejores, es recomendable barajar diferentes aspectos, como la época del año, si hay festivos cerca o es habitual hacer vacaciones en esas fechas, etc.
Trabajar en la puesta en escena
En la organización de eventos tampoco falta la creatividad, pues hay puestas en escena que dejan huella en los asistentes. Por ello, todo detalle es importante y la tecnología puede ser una gran aliada a la hora de plantear una puesta en escena memorable. En esta etapa es importante que el organizador de eventos esté al tanto de las tendencias dentro del sector.
Gestionar la logística
A todos los asistentes a un evento les gusta disponer de una serie de comodidades prácticas, es decir, aparcamiento, accesibilidad, medios de transporte que lleguen hasta el lugar… Es por ello que la logística de un evento debe contemplarse en la organización de un acto.
Contratar equipos técnicos
Hay eventos que su ejecución implica el uso de proyectores, música en directo, montaje de escenarios, etc. Por ello, es importante contratar un equipo de técnicos especializados en el montaje de este tipo de estructuras.
Promocionar el evento
Como decíamos anteriormente, hay eventos que requieren de una estrategia para promocionar el acto y atraer asistentes. Según el objetivo y el perfil de invitado, deberán establecerse las acciones a realizar y los canales de promoción, ya sea online (redes sociales, newsletter, etc.) u offline (radio, tv, vallas publicitarias, etc.)
Revisar los últimos detalles
Finalmente, es importante elaborar una checklist que incluya todo lo necesario para tener la ejecución del evento bajo control. Asimismo, el día del evento el event planner debe estar presente para revisar y controlar que salga todo según lo esperado. En caso de surgir algún imprevisto, es importante contar con un plan B.
Como ves, organizar un evento no es tarea fácil. Además, una vez finalizado el acto, es importante evaluar su ejecución y resultado, sabiendo qué ha funcionado y qué no para tener en cuenta en otras ediciones o futuros eventos.
Técnicas de organización de eventos
Implementar con éxito todos estos pasos no es precisamente una tarea sencilla. Si quieres destacar entre la competencia y convertirte en un organizador de eventos de éxito, sin duda deberás hacerte con un abanico de habilidades, cualidades y talentos que te acompañarán para lograrlo. Y no queremos dejar pasar la ocasión de hablarte de estas técnicas de organización de eventos:
- Meeting Design. Esta técnica busca aumentar el dinamismo en las conferencias a través de la participación, el ritmo y la transparencia. A través de un buen meeting design los asistentes pueden conectar e involucrarse con los ponentes, además de disfrutar del evento de un modo más impactante.
- Storytelling. Los mejores ponentes y eventos tienen algo en común, y es el dominio del arte de contar historias. En la actualidad, todo cuenta una historia, incluso tu ordenador o el refresco de cola que bebes. ¿Qué narrativa vas a usar para vender tu evento? ¿Cómo vas a conmover a tu público, qué vas a contar?
- Design Thinking. Esta herramienta permite generar ideas innovadoras y facilita el movimiento entre etapas para perfilar y dibujar mejor las ideas. Podemos distinguir entre 5 etapas:
- Conocer las necesidades de los asistentes y qué buscan de nosotros.
- Definir los obstáculos con los que nos podremos encontrar y cómo sortearlos.
- Generar tantas ideas como sea posible sin fijar límites.
- Seleccionar las ideas que encajen mejor con nuestros objetivos y escoger un prototipo de ideas que nos ayuden a encontrar soluciones.
- Hacer un testeo del evento cuando hemos aprobado todo el proceso.
- Event design canvas. Esta técnica consiste en analizar el evento desde la perspectiva y visión del asistente. Evalúa cómo interactúa el público con las actividades organizadas, qué es lo que espera conseguir, cuáles son sus expectativas… De esta manera, puede diseñarse una experiencia más inmersiva.