El uso de las nuevas tecnologías y, más concretamente, de las redes sociales, ha incrementado (y mucho) la transparencia en la organización de eventos. Esto es muy positivo, puesto que incluso aquellos que no asisten a un acto pueden ser partícipes de él de una manera u otra. Pero también pone a las empresas y organizadoras contras las cuerdas: cualquier fallo queda expuesto. Es por este motivo por el que la figura del organizador de eventos es hoy en día más necesaria que nunca para el sector corporativo, de entretenimiento, musical, editorial… ¡e incluso para los streamers de videojuegos!
Conoce cómo ser organizador de eventos, cuáles son sus funciones y por qué es tan importante en este blog. Te contamos todo lo que necesitas para que puedas ponerte manos a la obra y planificar actos de éxito.
Índice de contenidos
¿Cómo ser organizador de eventos?
Para ser organizador de eventos es necesario tener ciertas habilidades como el don de gentes o la capacidad de planificación, pero no es lo único que influye. Entre las actividades de un organizador de eventos también se encuentran el contacto con proveedores, el análisis de datos, el diseño de campañas de marketing… Entonces, ¿cómo ser organizador de eventos? ¿Qué es lo que necesitas?
¿Qué hay que estudiar para ser organizador de eventos?
Para ser organizador de eventos hay que estudiar relaciones públicas, marketing, diseño… es necesario contar con formación en varias áreas que permite obtener una visión global y lo más completa posible. En este sentido, algo que resulta de gran utilidad es un máster o curso especializado que reúna en un solo programas las materias y asignaturas del event planner. Algunas de ellas son:
- Identidad de imagen corporativa.
- Fases de la planificación de eventos.
- Gestión de patrocinios.
- Definición de eventos.
- Protocolo y seguridad.
- Gestión de la estrategia de difusión y comunicación.
- Balance presupuestario.
Además, hay que tener en cuenta la importancia que tiene la organización de bodas en el trabajo del event planner. De hecho, contar con formación en el ámbito es un requisito para ser organizador de eventos. Cualquier formación que busque formar a un planificador de actos eficiente y completo deberá incluir un módulo específico para la organización de bodas.
¿Qué hace un organizador de eventos?
El organizador de eventos es el profesional encargado de la gestión de un acto de principio a fin. Entre sus funciones principales destacan:
- Planificar y diseñar el evento. Escoge la localización, la fecha, el catering, los proveedores… es el responsable de elaborar un timing efectivo y minucioso para tener el máximo control del proceso y evitar imprevistos.
- Elaborar el plan de comunicación. La promoción es tan importante como el diseño del acto en sí. Contar con una estrategia de marketing garantiza que el mensaje llega a nuestro público, permite encontrar un escaparate a nuestros promotores y aumenta el engagement con los asistentes.
- Dirigir a ponentes, asistentes y empleados. El organizador de eventos debe estar en todo. Se ocupa de encontrar a los invitados, a los ponentes, a los colaboradores y coordinarlos para que el acto sea un éxito. Por ello, es necesario que sea una persona habituada al trato personal y con soltura en la comunicación.
- Administrar los recursos. Nos referimos tanto a los económicos como a los humanos, además de los creativos y tecnológicos. El diseño de las acciones y los elementos que intervendrán en el acontecimiento se llevará a cabo en función de los recursos con los que se cuente. Hay que ceñirse a la realidad.
- Supervisar y ejecutar el acto. Es una fase vital. El organizador debe estar controlando el desarrollo de los preparativos, mantenerse alerta ante posibles problemas, prevenirlos y garantizar que todo se desarrolla como debe.
Características del event planner
Cuando nos planteamos cómo ser organizador de eventos, evidentemente surge la pregunta: ¿tenemos lo que hay que tener? ¿Cumplimos con el perfil profesional necesario para dedicarse a este sector? Aunque pueda parecer complejo, muchos de nosotros sí tenemos las aptitudes de un organizador de eventos: lo único que tenemos que hacer es pulirlas y trabajarlas.
Las características y perfil que debe tener el event planner son:
- Capacidad de trabajar bajo presión.
- Habilidades de planificación y organización.
- Aptitudes en la dirección y el trabajo en equipo.
- Ser una persona creativa.
- Disponer de una gran capacidad de comunicación.
- Habilidades de negociación.
- Ser una persona resolutiva.
- Versatilidad para adaptarse a distintas situaciones.
Una personalidad responsable, la capacidad de liderazgo y la creatividad son la mejor carta de presentación del organizador de eventos. Saber trabajar las habilidades y talentos personales es lo que ayudará a cualquier aspirante a trazar un camino hacia el éxito en el sector.
¿Cuánto cobra un organizador de eventos?
El sueldo de un organizador de eventos se sitúa entre los 1.200 y los 3.700 euros al mes. Esta horquilla tan amplia tiene una explicación: los profesionales nobeles perciben un salario mucho menor que sus compañeros más veteranos debido a la falta de experiencia. A medida que el organizador de eventos empieza a ascender dentro de la jerarquía empresarial, su salario aumentará acorde con sus responsabilidades.
Además, lo que cobra un organizador de eventos depende en gran medida de otros factores, como la empresa para la que trabaje, su nivel de responsabilidad, los estudios de que disponga, sus habilidades personales, manejo de idiomas, capacidad de resolución o, incluso, el tipo de eventos que organice. Para poder garantizar un salario mayor en el sector, es importante mantenerse actualizado y optar por la formación continua.
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