La gestión del tiempo es fundamental para lograr mejorar nuestra productividad y ser mucho más eficientes. “No tengo tiempo, no sé en qué he perdido el día o no me ha cundido la mañana…” son pensamientos que repetimos con frecuencia. Y todo, porque no contamos con una buena estrategia de gestión y planificación del tiempo. Si éste año, te gustaría hacer de la productividad tu modo de vida, no te pierdas nuestra guía de consejos y mejores herramientas para lograr optimizar 100% tu tiempo y trabajo. Además, si deseas ampliar tu formación, recuerda que escuela ELBS puedes estudiar nuestro Máster en Gestión del Tiempo y Planificación de Tareas + Máster en Liderazgo y Resolución de Conflictos.
Índice de contenidos
¿Cómo mejorar la gestión del tiempo?
Organiza tu día
Planificar tu día y clasificar tus prioridades según el nivel de importancia, te ayudará a alcanzar tus objetivos con mayor facilidad. Las listas “To Do” son un maravilloso recurso que puedes utilizar para anotar tus tareas, la duración de cada una de ellas y su valor.
Mantén la concentración
Cada vez estamos más rodeados de distracciones que nos dificultan la concentración. Un ejemplo de ello, son las notificaciones de e-mail, teléfono, redes sociales y demás dispositivos. Eliminarlas será un aspecto clave para lograr ser más productivos y mejorar la gestión del tiempo. En este sentido, mantén tu espacio de trabajo ordenado, céntrate en una sola cosa a la vez y desconecta al máximo de cualquier dispositivo tecnológico que tengas al alcance. Conseguirás un mejor desempeño de tus funciones y contribuirás a la mejora de tu bienestar.
Cuida de tu salud
El estrés y los compromisos pueden llevarnos a sacrificar horas de sueño de más y que terminemos durmiendo menos horas de las que necesitamos. Para desempeñar un buen trabajo y optimizar al máximo nuestro tiempo, es fundamental descansar un mínimo de 8 horas, llevar una alimentación sana y equilibrada y realizar pequeños descansos de 10 -15 minutos cada 2 horas en el lugar de trabajo.
Simplifica las cosas
No hay peor enemigo que el multi-tasking. Así que, antes de gestionar demasiadas cosas a la vez, para y simplifica. La productividad no consiste sólo en hacer más cosas sino también en hacer lo correcto. Analiza si lo que estás haciendo nos está acercando o no a nuestros objetivos.
Herramientas tecnológicas para la gestión del tiempo
A día de hoy, contamos con infinidad de herramientas digitales que podemos utilizar a nuestro favor para conseguir una gestión del tiempo más eficiente. De hecho, algunas de ellas, son bastante simples pero van de lujo para organizar eficientemente nuestro tiempo y ahorrar tiempo en tareas del día a día.
Crea tus listas
Ya sea tanto para la organización personal como para el lugar de trabajo, las aplicaciones de llistas digitales son una herramienta de gestión del tiempo simple pero altamente efectiva. Herramientas como Remember the milk, Thing, Teuxdeux, Todoist o Do It Tomorrow serán tu mejor aliado este año. Te ayudarán a administrar tus tareas cómodamente y recordarte todas las cosas que tienes que hacer cada día.
Otras herramientas que incluyen listas en su haber y muy comunes en las organizaciones de trabajo 2.0 digitales son Trello y Asana. A día de hoy, son dos de las más potentes si trabajamos en equipo y el recurso ideal para compartir ideas, proyectos u organizar las tareas de cada uno de los miembros de la plantilla.
Organízate con el calendario
La aplicación más usada es Calendar de Google y para nosotros es un “must have”. Si no hay organización, no somos productivos. Por lo tanto, disponer de herramientas como esta son la solución perfecta para llevar a cabo una buena gestión del tiempo y mejorar nuestra organización en los diferentes procesos de trabajo.
Una de las grandes ventajas que ofrece (además de su función como calendario digital) es que te permite crear y editar eventos muy fácilmente. También puedes compartir calendarios y sincronizarlos en múltiples dispositivos.
Todo anotado en tu notas
Sin duda alguna, Evernote es la herramienta más completa de todas. Gracias a sus funcionalidades y su facilidad de uso, puedes tomar notas, guardar documentos o enlaces y tener toda la información al alcance de la mano. Además, en su versión premium puedes hacer presentaciones y mucho más.
Almacena tus datos en la nube
El almacenamiento de información en la nube te permite compartir y acceder a los datos a través de múltiples dispositivos. Las mejores plataformas a día de hoy, son Dropbox y Google Drive que además de resguardar nuestros datos también funcionan como herramienta de edición de archivos que puedes compartir y trabajar en grupo.
Otra herramienta de almacenamiento, esta vez, de contraseñas que debes conocer es LastPass. Con ella, podrás recopilar y gestionar todas tus contraseñas y guardarlas de forma segura bajo un sistema de encriptación. De este modo, ya no es necesario que las recuerdes ni que pierdas el tiempo buscando y probando mil opciones.
Gestiona tu correo electrónico
Gracias a su sistema de filtros y etiquetas, Gmail se ha convertido en el gestor de correo electrónico más usado de todo el mundo. Además, te ofrece la posibilidad de tener varias pestañas (principal, social, promociones, notificaciones y foros) para el correo entrante, cosa que me enamoró de inmediato y ya me resulta indispensable.
Averigua en que gastas tu tiempo
Sin duda, nuestra favorita. Seguramente, a ti también te ha pasado y es que a menudo echamos la vista atrás y nos preguntamos: ¿En qué se nos han ido las horas hoy? Con la herramienta digital RescueTime, puedes medir cuánto tiempo has dedicado a cada tarea o actividad y analizar, por ejemplo, si el tiempo que dedicas a tus redes sociales o correo electrónico excede de lo previsto y ajustarlo adecuadamente para conseguir una mayor productividad. Lo que más destaca de esta aplicación y quizás la ventaja competitiva que ofrece respecto a otras aplicaciones similares, es que te permite establecer objetivos y metas y en base a toda la información que extrae, crea un informe semanal completo y detallado.