Cuáles son las funciones del auxiliar administrativo

¿Quieres relanzar tu futuro? Si conoces las funciones del auxiliar administrativo, tal vez te des cuenta de que esta puede ser la profesión en la que te sientas realizado. Muchas empresas y organizaciones buscan profesionales competentes para estos puestos. Quién sabe, tal vez tú puedes ser el trabajador que responda a estas expectativas. ¿Te animas a informarte sobre esta actividad laboral? Recuerda que si estás pensando en ampliar tu formación o dedicarte profesionalmente a este ámbito laboral, en Escuela ELBS podrás encontrar nuestra certificación online en auxiliar administrativo.

¿Qué es un auxiliar administrativo?

El del auxiliar administrativo es un puesto existente en casi todas las empresas que se ocupa de ofrecerle apoyo y ayuda al profesional que ocupa una categoría superior, el administrativo. Aunque suene a puesto bajo o irrelevante, nada más lejos de la realidad: su labor es variada y muy importante para su departamento. Y es que este perfil profesional se desenvuelve en las tareas habituales de administración, siendo su principal finalidad la de contribuir a organizar y disponer los recursos empresariales para alcanzar los objetivos.

Las funciones del auxiliar administrativo se establecen en torno a las tareas más características de una oficina. Son los profesionales que ejecutan sus labores cotidianas. Por ejemplo, organizar y gestionar la agenda corporativa, emitir facturas, archivar la documentación, comunicarse con los proveedores, llevar a cabo trámites, etc. Ocasionalmente, también efectúan sustituciones en la atención telefónica y la recepción.

En general, responden jerárquicamente ante el administrativo, quien es muchos casos no podría realizar correctamente su labor sin este apoyo. En todo caso, las oficinas no funcionan bien sin auxiliares administrativos competentes e implicados.

¿Qué hace una auxiliar administrativo?

¿Sabes qué hacen estos profesionales en su día a día? Te enumeramos a continuación cuáles son las funciones del auxiliar administrativo más características y habituales:

• Atender las llamadas telefónicas. En este sentido, encarnan la imagen de la organización. Han de ser capaces de resolver estas conversaciones o dirigirlas a las personas indicadas.
• Contestar correos electrónicos o gestionar su redistribución a los cargos adecuados. Es una labor similar a la anterior, pero a través del e-mail.
• Recibir y atender a las visitas en un primer momento. Sus dotes de comunicación son fundamentales para crear vínculos emocionales con los visitantes.
• Gestionar, tramitar, archivar y enviar documentos. Se encargan de llevar a cabo todas estas tareas. A ellos recurrirán sus compañeros cuando precisen documentaciones administrativas.
• Realizar cálculos básicos, tanto presupuestarios como económicos y de aprovisionamiento. Sus labores incluyen realizar o supervisar facturas, hacer valoraciones presupuestarias, calcular márgenes, etcétera.
• Trabajar en equipo con sus compañeros de administración. Los individualismos no suelen ser habituales en estas labores.
• Mantener actualizada la agenda corporativa. Es una tarea esencial para poder cumplir después con todos los compromisos.
• Tramitar expedientes.
• Estar al tanto de los procedimientos, las licitaciones y las normas de las administraciones públicas en relación con el ámbito de actividad empresarial.
• Aprovechar y optimizar los recursos y equipos disponibles en la oficina.
• Trabajar y manejar los equipos informáticos y las aplicaciones de la empresa.

Ventajas de ser auxiliar administrativo

Entre las ventajas que tiene protagonizar esta carrera profesional, te destacamos las siguientes:

1. Trabajo activo y, por lo general, variado y atractivo.
2. Convocatorias periódicas de plazas de oposiciones estatales o autonómicas.
3. Sueldo estable. A partir de unos 14 000 euros brutos al año hasta cantidades según tu valía, experiencia o currículum.
4. Posibilidades de promoción: siempre es posible ascender a otros puestos del departamento administrativo.
5. Opción de trabajar en empresas y organizaciones de prestigio.

Principales competencias del auxiliar de administración

Cada vez más, las habilidades blandas o soft skills se están convirtiendo en piezas fundamentales al elegir candidatos en las ofertas de empleo. Los currículos académicos son importantes, pero el perfil personal de los aspirantes es cada vez más relevante. Las empresas buscan personas resolutivas, comprometidas y eficaces en su desempeño. También los auxiliares administrativos han de responder a este perfil tan requerido en la actualidad.

Por eso, los reclutadores valoran muy especialmente estas cualidades en su elección de candidatos a auxiliares administrativos:

• Gestión óptima del tiempo. Aprovechar al máximo los plazos disponibles es una cuestión clave para cualquier organización. La eficacia implica hacer las cosas bien en el tiempo disponible.
• Capacidad de organización. Archivar, registrar y optimizar la información son tareas que deberás desempeñar habitualmente. Si tienes un don innato para ello, te convertirás en vital para tu empresa.
• Trabajo en equipo. Las funciones del auxiliar administrativo no se realizan en aislamiento, sino entre equipos de trabajo. Si te sabes integrar en ellos y tu labor favorece el rendimiento colectivo, serás considerado muy valioso.
• Discreción y compromiso. Por tus manos y ante tus ojos pasará mucha información confidencial y secretos corporativos. Tu capacidad de guardarlos ha de ser máxima.
• Comunicación interpersonal, tanto escrita como hablada. Si sabes expresarte, escuchar, tienes empatía y pones lo propio en común con eficacia, todos te querrán en su equipo.
• Destrezas ofimáticas. Tendrás que manejarte en una serie de programas informáticos. Muchos de ellos son generales, otros específicos de tu empresa. Tu talento natural para aprenderlas será muy positivo.
• Manejo de idiomas. En algunas empresas con vocación internacional, es una habilidad muy valorada.
• Rigor y precisión. Cuando trabajas con números, documentos y datos objetivos, ser metódico, mentalmente organizado y rápido en los cálculos resulta decisivo.

¿Qué se necesita para ser auxiliar administrativo?

Para trabajar como administrativo o auxiliar no es obligatorio disponer de ninguna titulación específica. Sin embargo, es conveniente contar con conocimientos especializados, teóricos y técnicos en algunos ámbitos relacionados con:

• Sector comercial.
• Ámbito fiscal.
• Finanzas y contabilidad.
• Marketing y comunicación.
• Ofimática.
• Etcétera.

Como sucede en cualquier campo profesional, cuanto mayor sea tu formación más posibilidades de futuro tendrás. Con todo, la actitud personal, las competencias y el talento desempeñan también una importancia capital en tu porvenir.

Ahora que conoces el perfil y las funciones del auxiliar administrativo, tal vez te consideres un buen candidato. Si cumples con los rasgos personales planteados, puedes encajar perfectamente en esta clase de equipos. Las posibilidades laborales son altas: desde puestos de funcionariado a trabajos en pymes o grandes multinacionales. Si eres bueno en lo tuyo, tendrás un futuro prometedor y acabarás demostrando tu valía.