Una checklist o lista de verificación nos permite enumerar una serie de tareas para organizar nuestro tiempo y esfuerzos de forma efectiva. ¿Alguna vez has hecho una lista para planificar tus vacaciones? ¿Has apuntado todo lo que debías poner en la maleta? ¿Una lista de tareas domésticas pendientes? Pues bien, entonces estarás familiarizado con este formato.
Centrándonos hoy en la organización de eventos, esa lista cumple una importante función. Y es que seguir todos los pasos y realizar las tareas en el orden previsto es determinante para que un acto o celebración salga según lo previsto. ¿Quieres dominar la planificación de acontecimientos? En este post te enseñamos a elaborar una checklist paso a paso. Recuerda que en Escuela ELBS también puedes formarte profesionalmente en el sector, cursando el máster en organización de eventos y wedding planner.
Índice de contenidos
¿Qué es una checklist?
La checklist en la organización de eventos es la lista de tareas que deben realizarse antes del acontecimiento en cuestión. Se trata de una guía básica, el esquema fundamental de tu trabajo. Gracias a ella podrás ir paso a paso con la certeza de que no te estás olvidando nada.
El objetivo de una lista de verificación es, como ya te hemos comentado, controlar que no se nos queda nada en el tintero durante el proceso de ejecución de una tarea o, en nuestro caso, de planificación de un evento. Es una herramienta aliada para trabajar de forma organizada. Y, ¿cómo ponerla en práctica? ¡Vamos a verlo!
Cómo hacer una checklist
Para elaborar una lista de verificación o checklist no necesitamos más que papel y bolígrafo. No obstante, también existen varias aplicaciones específicamente diseñadas para ayudarte a elaborar la lista como más te convenga. Si todavía no tienes una herramienta, te conviene emplear una parte de tu tiempo analizando las opciones y escogiendo la que mejor se adapta a ti.
Para empezar, nosotros te recomendamos dos: Evernote y Google Keep. Ambas son sencillas de manejar y te permiten tener disponible tu trabajo en línea, tanto en el ordenador del trabajo como en el de tu casa y, por supuesto, en tu teléfono móvil a través de sus aplicaciones para Android e iOS.
Una vez hayas escogida, tanto si te decantas por el método tradicional como si te decides por usar una aplicación, en solo 5 pasos puedes crear una lista de verificación y organizar un evento con éxito.
Los 5 pasos para crear una lista de verificación
- Define aquellos ámbitos en los que trabajar. Por ejemplo, en la organización de bodas te encontrarás con secciones como la ceremonia nupcial, el pastel, el banquete, el lugar en el que se celebrará, etc.
- Determina con qué frecuencia revisarás la lista de tareas. Escoger la frecuencia con la que comprobarás que todo va sobre ruedas te ayudará a avanzar con tranquilidad.
- Definir las etapas del proceso. Hay una serie de tareas que tendrás que tener listas tres meses antes del evento, mientras que otras deberás preverlas el día de antes. Definir en qué lapsos de tiempo tienes que cumplir con cada uno de los puntos de la lista te permitirá tenerlo todo mucho más controlado.
- Escoge responsables. De entre los miembros de tu equipo, ¿quiénes serán los encargados de supervisar el cumplimiento de la checklist? Y no solo de la lista en sí; muy probablemente necesitarás responsables encargados de cada uno de los puntos principales.
- Prueba la lista. Analízala, haz un simulacro, piensa en todo aquello que se te puede haber escapado. Un truco: acude a un compañero que no haya estado presente en la elaboración de la lista. Será mucho más fácil que encuentre errores en ella y pueda ayudarte a completarla.
Ventajas de hacer una lista de verificación para un evento
Como estamos viendo, contar con una guía a la hora de planificar un acontecimiento puede ser de gran utilidad. En este sentido, las ventajas de una checklist son muchas y muy considerables; ¡toma nota!
- Mantienen una organización clara sobre el proceso.
- Contribuyen a motivar a los colaboradores, puesto que cada punto realizado se considera una conquista.
- Favorecen la distribución de tareas.
- Mejoran la productividad.
- Fomentan la creatividad. Al no tener la mente ocupada en recordar lo importante, el organizador de eventos puede centrarse en perfeccionar las tareas y pensar alternativas creativas sobre las mismas.
- Ayudan a reducir errores.
- Permiten prever imprevistos.
Ejemplo de checklist para organizar un evento
A continuación, vamos a llevar la lista de verificación a la práctica o, lo que es lo mismo, te vamos a mostrar un ejemplo de checklist para organizar un evento. Se trata de un modelo básico sobre el que empezar a trabajar antes, durante y después del acontecimiento. Eso sí, no olvides que cada acontecimiento tiene sus propias particularidades. ¡Adáptalo al tuyo!
Tareas a realizar antes de que empiece el evento
Lo ideal en este caso es que tengamos lista esta etapa con una antelación suficiente. Por lo tanto, deberemos completar primero estos puntos principales:
- Escoger una fecha con antelación.
- Pensar en una ubicación acorde con el número de invitados.
- Determinar cuántos invitados asistirán al evento y cuál será nuestro público.
- Definir un presupuesto aproximado en función de los asistentes. En este punto no debemos olvidarnos de la comida y la bebida que se servirá en el evento.
- Escoger un equipo de trabajadores.
- Repartir las tareas a realizar.
- Confirmar la disponibilidad de los ponentes o artistas que se quiera invitar.
- Elaborar una lista de posibles patrocinadores y asignar a miembros del equipo para contactar con cada uno de ellos.
- Elaborar un plan de promoción y delegar las atareas adecuadas a cada miembro.
- Definir un precio para las entradas, si las hubiere.
Tareas a realizar un día antes
La primera etapa es la que lleva más tiempo de planificar y tener lista. No obstante, también debemos tener en cuenta que un día antes del evento deben llevarse a cabo una serie de tareas:
- Comprobar que funciona la conexión a Internet del local.
- Tener copias de las listas de invitados, del equipo, de dónde se sentará cada uno, etc.
- Revisar paso a paso el plan para el gran día con el equipo para verificar que no nos dejamos nada pendiente y que todo va según lo planeado.
- Asegurarnos de que todo el mundo tenga un contacto de emergencia en caso de que hubiera imprevistos graves.
Tareas a realizar el día del evento
El mismo día en que se celebra el evento tendremos que tener desarrollar una serie de funciones:
- Comprobar que todo el mundo tenga los pases.
- Conseguir material fotográfico y audiovisual.
- Comprobar que los invitados llegan a la hora prevista.
Tareas a realizar después del evento
Cuando termine el acontecimiento tocará echar la vista atrás para valorar qué podría haber ido mejor y terminar de atar los cabos pendientes:
- Conseguir todas las facturas, revisar el presupuesto y conseguir los pagos pendientes.
- Dar agradecimiento a los asistentes y participantes.
- Compartir el material audiovisual en las redes sociales.
- Se puede enviar una encuesta no muy extensa a los invitados para saber qué les ha parecido el acto, a fin de poder incorporar mejoras en futuros eventos.
- Analizar las entradas que se vendieron. ¿Podríamos haber vendido más? ¿Deberíamos haber optado por un local más pequeño?
- Elaborar un registro de las cosas que han salido mal (siempre las hay) para incluirlas en el plan en futuros acontecimientos.
Cómo ser organizador de eventos
¿Te interesa la organización de eventos? Muchas personas se sienten atraídas por este ámbito, y muchas más sienten una gran satisfacción elaborando y tachando tareas de una lista de pendientes. Si eres una de ellas y te identificas con esta sensación, enhorabuena: ¡tienes el perfil ideal para ser organizador de eventos!
Pero, ¿sabes cómo formarte en esta disciplina para pulir tus talentos? Desde Escuela ELBS hemos diseñado el máster en organización de eventos online para que puedas dar rienda suelta a tu vocación, potenciando tus competencias y habilidades. Esta formación te proporcionará las herramientas necesarias para hacer de tu pasión una dedicación y crear proyectos profesionales de éxito. ¿Y qué aprenderás? Estas son algunas de las áreas de estudio en las que profundizarás a lo largo del máster:
- Habilidades y competencias comunicativas del Event Manager.
- Cultura, identidad, imagen y responsabilidad corporativa.
- Fase preevento: briefing y presupuesto, planificación, protocolo y seguridad, estrategias de marketing y comunicación.
- Ejecución de evento: checklist.
- Fase posevento: análisis y evaluación.
- Wedding Planner: habilidades y competencias del perfil de organizador de bodas.
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