Si nunca has elaborado una nómina, el proceso puede parecer complicado al principio. Hay conceptos técnicos, bases legales y cálculos que necesitas conocer antes de empezar. Esta guía te explica, de forma clara y ordenada, cómo hacer una nómina paso a paso en España sin cometer errores.
Tanto si gestionas el departamento de administración de una empresa como si estás estudiando para trabajar en recursos humanos, este artículo te da las bases que necesitas para entender y elaborar una nómina correcta desde cero.
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Índice de contenidos
¿Qué es una nómina y por qué es obligatorio hacerla bien?
Una nómina es el documento oficial que acredita el pago del salario a un trabajador por cuenta ajena. La empresa tiene la obligación legal de entregarla al empleado en cada período de liquidación, que habitualmente es mensual.
En España, el formato y el contenido de las nóminas están regulados por el Real Decreto 2064/1995 y por el Estatuto de los Trabajadores. No respetar estos requisitos puede derivar en sanciones por parte de la Inspección de Trabajo.
Hacer una nómina incorrecta también tiene consecuencias directas para el trabajador: cotizaciones mal calculadas, retenciones erróneas de IRPF o importes que no coinciden con lo acordado en contrato. Por eso, elaborarla bien no es opcional.
Partes obligatorias de una nómina en España
Toda nómina española debe incluir una serie de elementos mínimos. Conocer las partes obligatorias de una nómina en España te permite construir el documento correctamente desde el primer momento. Estos son los bloques que no pueden faltar en ninguna nómina:
- Encabezado: Datos identificativos de la empresa (nombre, CIF, domicilio, código de cuenta de cotización) y del trabajador (nombre, NIF, categoría profesional, grupo de cotización y fecha de alta).
- Período de liquidación: El mes o intervalo de tiempo al que corresponde la nómina.
- Devengos: Todo lo que la empresa abona al trabajador, incluidos salario base, complementos, pagas extras y horas extraordinarias.
- Deducciones: Los importes que se descuentan al trabajador, principalmente la cuota a la Seguridad Social, la retención de IRPF y, en su caso, anticipos.
- Líquido a percibir: El importe neto que recibe el trabajador tras aplicar todas las deducciones.
- Firma y sello: La empresa debe firmar o sellar la nómina, y el trabajador la firma como justificante de recepción.
Sin alguno de estos elementos, el documento no tiene validez a efectos legales. Ahora que conoces la estructura, puedes pasar al proceso de elaboración.
¿Cómo hacer una nómina paso a paso en España?
Elaborar una nómina exige seguir un orden lógico y no saltarse ningún concepto. A continuación te detallo cada paso de cómo hacer una nómina paso a paso en España para que puedas hacerlo sin omitir datos relevantes.
Paso 1: Rellena el encabezado con los datos correctos
El encabezado identifica a las dos partes del contrato laboral: la empresa y el trabajador. De la empresa debes incluir su nombre completo o razón social, el CIF, el domicilio social y el código de cuenta de cotización (CCC) ante la Seguridad Social.
Del trabajador tienes que reflejar: nombre y apellidos, DNI o NIE, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría o grupo profesional y la fecha de alta en la empresa. También debes indicar el período de liquidación exacto, por ejemplo, del 1 al 30 de septiembre de 2026.
Paso 2: Calcula el salario base
El salario base es la retribución fija pactada en contrato, sin incluir ningún complemento. Está determinado por el convenio colectivo aplicable al sector o por el acuerdo directo entre empresa y trabajador, siempre con el tope mínimo del SMI.
En 2025, el Salario Mínimo Interprofesional en España se sitúa en 1.184 euros brutos mensuales en 14 pagas. Si el trabajador cobra en 12 pagas, el cálculo debe incorporar la parte proporcional de las pagas extras prorrateadas. Comprueba siempre el convenio del sector antes de asignar el salario base.
Paso 3: Añade los complementos salariales
Los complementos salariales son cantidades adicionales al salario base que aumentan el total de devengos. Dependen de circunstancias concretas del puesto, del trabajador o del rendimiento.
Los complementos más habituales en nóminas españolas son: plus de transporte, plus de nocturnidad o turnicidad, horas extraordinarias, incentivos por productividad, antigüedad y complementos de convenio. Algunos de estos conceptos cotizan a la Seguridad Social igual que el salario base. Otros tienen tratamientos específicos. Consulta siempre el convenio colectivo aplicable a tu empresa.
Paso 4: Incluye las percepciones no salariales
Las percepciones no salariales son cantidades que la empresa abona al trabajador, pero que no tienen carácter retributivo. No computan en la base de cotización a la Seguridad Social, al menos hasta los límites exentos fijados por ley.
Los ejemplos más comunes son: dietas y gastos de manutención, gastos de locomoción, indemnizaciones por traslado o despido y el plus de quebranto de moneda. El tratamiento fiscal de estos conceptos está regulado por la AEAT. Es fundamental no confundirlos con los complementos salariales, porque su impacto en cotización e IRPF es diferente.
Paso 5: Calcula las deducciones por seguridad social
El trabajador cotiza mensualmente a la Seguridad Social, y ese importe se descuenta directamente de su nómina. Para calcularlo, necesitas la base de cotización, que se obtiene sumando el salario base y los complementos cotizables del mes.
Sobre esa base se aplican los tipos de cotización del trabajador vigentes en 2025. Las contingencias comunes representan el 4,70 %, la cotización por desempleo en contrato indefinido es del 1,55 %, la formación profesional supone el 0,10 % y el mecanismo de equidad intergeneracional (MEI) añade un 0,58 % adicional. La suma de estos porcentajes da la cuota que se descuenta en nómina. La cuota del empleador no aparece en la nómina del trabajador, pero también existe y es mayor.
Paso 6: Aplica la retención de IRPF
La retención de IRPF depende del salario anual bruto y de las circunstancias personales del trabajador, como su situación familiar, el número de hijos a cargo o la existencia de una discapacidad reconocida. No hay un porcentaje único: cada trabajador puede tener un tipo distinto.
Para calcularlo con precisión, utiliza el calculador de retenciones de la Agencia Tributaria, disponible de forma gratuita en su web oficial. El porcentaje resultante se aplica sobre el total de devengos brutos del mes. El trabajador puede comunicar sus circunstancias personales a la empresa mediante el modelo 145.
Paso 7: Obtén el líquido a percibir
El líquido a percibir —también llamado salario neto— es la cantidad que el trabajador ingresa en su cuenta bancaria al final del mes. Se calcula restando al total de devengos el total de deducciones.
Fórmula básica: devengos totales menos cuota SS del trabajador, menos retención IRPF, menos otras deducciones. Por ejemplo: si el total de devengos es 1.900 €, la cuota de Seguridad Social del trabajador es 123,85 € y la retención de IRPF es 171 €, el líquido a percibir sería aproximadamente 1.605,15 €. Este es el dato que el trabajador ve en su cuenta cada mes.
Errores frecuentes al elaborar nóminas
Uno de los fallos más comunes es no actualizar los tipos de cotización cuando cambian las tablas de la Seguridad Social. Esto ocurre con frecuencia a inicio de año y puede generar errores acumulados durante varios meses sin que nadie los detecte a tiempo.
Otro error habitual es aplicar un porcentaje de IRPF incorrecto. Si el trabajador ha tenido cambios en su situación personal y no ha comunicado el modelo 145 a la empresa, la retención puede estar desajustada. Eso le puede generar un problema con Hacienda al presentar su declaración de la renta.
También es frecuente no reflejar correctamente los complementos establecidos en el convenio colectivo del sector. Cada convenio tiene su propio catálogo de conceptos, y omitir alguno puede suponer un incumplimiento laboral con consecuencias en inspecciones o reclamaciones posteriores.
Por último, un error que se repite es no conservar las nóminas firmadas. La empresa tiene la obligación de guardar los justificantes de pago durante al menos cuatro años. El trabajador tiene derecho a solicitar copia de todas sus nóminas en cualquier momento.
Aprender a hacer nóminas correctamente no es solo una habilidad técnica puntual. Es una competencia con aplicación inmediata en cualquier organización que tenga trabajadores contratados, y eso incluye prácticamente a todas.