Si eres empresario y tienes tu propia empresa, seguro que estás al corriente de la necesidad imperiosa de mantener unas cuentas claras. Tener una correcta gestión de tesorería es vital para evitar problemas económicos leves o suaves. Por ello, hoy te explicamos al detalle qué es la gestión de tesorería, cuáles son sus puntos clave y por qué es tan importante para las empresas. Toma nota, y recuerda que en Escuela ELBS podrás encontrar el Curso de Auxiliar de Administración con el que podrás especializarte en este ámbito.

Gestión de tesorería: qué es

Una gran parte de las operaciones económicas de una empresa son salidas y entradas de dinero. Es decir: la base de todo son los pagos y los cobros. La gestión de tesorería es el sistema que debe permitir que la empresa pueda efectuar todos los pagos a tiempo y, a su vez, minimizar los fondos no rentabilizados.

Dicho de otra manera, la gestión de tesorería, también conocida como “cash management”, hace referencia a la gestión del flujo monetario de una empresa. Dentro del departamento se realizan diferentes tareas como el control de pagos, los cobros, las gestiones con bancos y entidades financieras,…

Tareas de la gestión de tesorería

A continuación, detallamos las principales tareas que se desempeñan dentro de este ámbito. Toma nota si quieres dedicarte al sector.

  • Control de cobros. Algunos departamentos o encargados de gestión de tesorería utilizan algunos métodos específicos para realizar esta tarea. Sin embargo, consiste básicamente en controlar estrictamente qué se cobra, cómo se cobra y haciendo seguimiento de los cobros pendientes para poder reclamarlos.
  • Gestión de pagos. Al contrario que la gestión de cobros, ene ste punto se deberá vigilar la obtención de financiación, por parte de proveedores, por ejemplo. Asimismo, hay que atender todos los compromisos de pago alcanzados, solo así garantizaremos el funcionamiento óptimo de la empresa a nivel de tesorería.
  • Gestionar los posibles riesgos de tipos de interés y cambio si la empresa opera en el mercado internacional de comercio.
  • Conocer e investigar los productos financieros contratados y darles seguimiento para que se ejecuten bien.
  • Analizar todo lo contratado con las entidades bancarias con el fin de mejorar y optimizarlos.
  • Localizar y rentabilizar el excedente dinerario de una empresa a para evitar que se conviertan en fondos ociosos. Es necesario, para este objetivo, elegir productos financieros adecuados que permitan obtener rendimiento sin riesgos y sin sacrificar la liquidez.
  • Disponer de la liquidez necesaria para que la empresa pueda realizar sus actividades económicas usuales: pagos a proveedores, nóminas, pago de impuestos, etc.). La persona encargada de la gestión de tesorería deberá realizar un control exhaustivo y continuado, aplicando incluso técnicas de previsión. Todo ello con el fin de que las operaciones y movimientos financieros usuales y los imprevistos puedan encajar y combinar sin poner en riesgo a la empresa.

Tareas del auxiliar de administración

La gestión de tesorería es una de las tareas de las que se ocupa el auxiliar de administración. Sin embargo, este perfil profesional también desarrolla otras acciones que nombramos a continuación.

  • Atención al cliente

En algunas ocasiones, los auxiliares de administración están en contacto directo con los clientes de una empresa. Ya sea a través de llamadas, correo electrónico o recibiendo algunas visitas.

  • Gestión de tesorería

Tal y como hemos ido explicando a lo largo de este artículo, la gestión de la tesorería es una de las principales tareas de los auxiliares de administración. Sin embargo, es posible que se ocupe de esta tarea otros profesionales dentro de la empresa.

  • Agenda

Generalmente, el auxiliar de administración está al día de la agenda programada en la empresa. Por ello, está al corriente de las reuniones pendientes o las citas importantes.

  • Comunicador

El auxiliar ocupa una pieza clave, estando en contacto con muchas tareas imprescindibles para el buen funcionamiento de otros departamentos e incluso de la empresa en general. Por ello, esta persona tiene dotes de comunicación y sabe transmitir información relevante a las personas indicadas. En este sentido, deberá trabajar codo con codo con el resto de sus compañeros.

  • Recursos de oficina

El auxiliar administrativo sabe utilizar los diferentes recursos de oficina, tales como archivadores, material informático, impresoras, escáneres, etc… Además, cuenta con (al menos) una formación y habilidades básicas en el ámbito de la ofimática y las comunicaciones online (gestión de correo electrónico).

  • Recibir y custodiar documentos

El auxiliar de administración recibe documentos, tales como correspondencia, recibos o facturas. Él es el encargado de custodiarlo, ordenarlo y firmarlo o archivarlo donde corresponda.

Beneficios de contar con un gestor de tesorería

Para finalizar, veamos los principales beneficios de contar con una persona que se ocupe de gestionar la tesorería de nuestra empresa.

  • Evitar la aparición de descubiertos, ofreciendo una imagen de transparencia, serenidad y apariencia ante clientes, proveedores o entidades financieras.
  • Ahorro de gastos financieros al mejorar nuestra relación con todos estos actores anteriormente mencionados.
  • Reducción de los fondos ociosos, mejorando el conocimiento de pagos, cobros y movimientos previstos.
  • Aumento de la recuperación de intereses, comisiones, gastos, tipos de cambio o valoraciones mal aplicadas.
  • Mayor distribución de carga de trabajo en el departamento de administración o contabilidad.
  • Simplificación de tareas.