¿Sabes qué es un auxiliar administrativo? Este profesional se encarga de la gestión diaria de la oficina y es un pilar básico en cualquier empresa. Por ello, hoy te ofrecemos una definición y una explicación sobre cuáles son las funciones de las que se encarga: ¡sigue leyendo!
Índice de contenidos
Definición de auxiliar administrativo
El auxiliar administrativo es un profesional de la gestión que archiva documentos, realiza trámites, lleva la agenda y contacta con los clientes, entre otras tareas. Para acotar una posible definición de auxiliar administrativo, podríamos afirmar que es un cargo laboral que asiste a los departamentos administrativos de las empresas para asegurar su correcto funcionamiento y desarrollo.
Aunque no se encarga de la toma de decisiones, ninguna oficina podría funcionar adecuadamente sin el trabajo que llevan a cabo los auxiliares. ¿Te gustaría ampliar tus habilidades y optar a un mayor número de ofertas laborales? Presta atención: te contamos cuáles son las funciones de este puesto.
Perfil profesional del auxiliar administrativo
Como te comentábamos, ninguna empresa funciona sin un auxiliar de administración. Y es que su trabajo es fundamental para un correcto funcionamiento de otros departamentos. Por eso, es importante definir el perfil profesional del auxiliar administrativo:
1. Atención al cliente
Los auxiliares administrativos suelen encontrarse, muchas veces, en la recepción. Esto conlleva asumir funciones de atención al cliente como la recepción de visitas, guiarlas y recoger paquetes y correspondencia.
2. Buena comunicación
El auxiliar puede responder a las consultas más generales o a las específicas de distintos departamentos. No sólo es la cara visible de atención al cliente, sino que también es la ‘voz’ que ejerce de nexo entre la empresa y los posibles clientes y colaboradores. Por eso es una persona con buenas habilidades comunicativas.
3. Gestión y organización
Si bien prácticamente cada departamento se encarga de su propia documentación, los papeles de carácter general de la empresa suelen encontrarse en un mismo archivo. Aquí podemos diferenciar entre facturas, contratos, declaraciones, impuestos… Para evitar sobresaltos y la pérdida de algún documento importante, el auxiliar debe llevar a cabo una rigurosa organización y mantenimiento. Es, por lo tanto, una persona con dotes de organización y gestión.
4. El tiempo es oro
La capacidad de organización y gestión del tiempo es imprescindible para el auxiliar. Se trata de la mayor y más importante de sus funciones, lo que debe de hacer un auxiliar administrativo. Por ello, es imprescindible que tenga capacidad para organizar y planificar la agenda eficientemente.
5. Poder de convocatoria
Mantener el orden del día para los asistentes a las reuniones, convocar invitados, confirmar asistencias o encargarse de que los espacios estén en óptimas condiciones es una de las tareas del auxiliar administrativo.
6. Nociones de contabilidad básica
Entre las funciones del auxiliar administrativo encontramos también aspectos relacionados con la contabilidad. Aunque en muchas ocasiones disponen de profesionales específicamente formados en este campo, no es extraño que los auxiliares tomen parte de esta responsabilidad en sus tareas diarias.
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